La gestion commerciale constitue un facteur déterminant de la survie et de la prospérité de toute entreprise. Elle conditionne le résultat des activités et mérite une attention particulière. À cet effet, les progiciels sont devenus un outil incontournable. Ils sont connus d’ailleurs pour leur prise en main assez aisée. Cependant, un minimum de connaissance est requis pour pouvoir en faire une bonne utilisation. Découvrez dans cet article l’essentiel pour bien utiliser votre progiciel.
Différence entre un progiciel est un logiciel
Un progiciel, à l’instar d’un logiciel, sert à automatiser des tâches. Cependant, il a la particularité d’être destiné pour des tâches spécifiques. Il est fait en général pour une utilisation dans un domaine bien spécifique. Ainsi, il est important d’avoir une idée claire de ce que le progiciel doit faire avant son choix. Cela favorisera une utilisation plus intuitive de l’interface.
Avec cet outil, vous pourrez enregistrer, modifier et faire beaucoup d’autres opérations sur vos données. Vous disposez en effet d’une base de données utilisable en tout temps. Il servira de même dans vos différents choix. Par exemple, l’analyse des informations qu’il contient permettra une meilleure orientation des campagnes de prospection et autres.
Le paramétrage : Un premier pas vers une bonne utilisation
La première version du progiciel que vous recevez n’est qu’un standard. Certaines modifications s’imposent donc. Il est recommandé de s’en remettre à un professionnel. En effet, à cette étape, vous savez juste ce que vous attendez du logiciel, mais n’avez pas encore les connaissances requises pour vous y mettre. Un professionnel est préparé non seulement à recevoir vos requêtes, mais aussi, à avoir une structure qui en facilite la prise en main. Par exemple, cette structure que vous lui donnez maintenant aura des impacts sur la qualité des données statistiques qu’on peut y tirer.
Recevoir une formation au préalable
À la suite de la précédente étape, il va de soi qu’une formation s’avère nécessaire pour un bon usage. En effet, la quête étant celle d’une utilisation optimale de cette ressource, il faut que ceux qui l’utiliseront en aient un minimum de connaissance.
Pour cela, faites appel à votre fournisseur et demandez son assistance. Parcourez l’ensemble des fonctionnalités existantes et faites une période de test. Ensuite, faites le bilan et comparez ces acquis avec vos attentes escomptées du logiciel. Cela vous aidera de même pour juger de la facilité de la prise en main et donc pour faire des suggestions en vue d’une amélioration.
Une prise en main totale
Dès que vous passez l’étape de la formation, vous êtes prêt à une bonne utilisation de ce bien. Vous pouvez déjà y faire toute sorte d’opérations comme la création d’articles ou le tri d’un ensemble de données suivant des critères de votre choix. Cependant, une dernière chose très utile serait de pouvoir personnaliser des opérations. Par exemple, si vous enregistrez régulièrement des informations sur des commandes, il serait très intéressant de pouvoir soi-même automatiser cette opération. La réussite de cette étape vous assurera une utilisation efficace de votre outil.
De même, un usage optimal nécessite la mise en place de certaines règles. Elles varient suivant plusieurs facteurs et demandent l’analyse de la structure de votre entreprise. Par exemple, il faudra faire des limitations de droit d’accès pour préserver la sécurité des informations.